Dicas para ter uma boa base de dados de clientes

QUAL A NECESSIDADE DE TER UMA BOA BASE DE DADOS DE CLIENTES?

As informações de seus clientes são extremamente valiosas. Estejam elas armazenadas em um ERP, em planilhas de Excel ou em sistemas em cloud (nuvem). As informações de seus números de contato, suas direções ou os nomes das pessoas que receberão os produtos ou serviços são peças chave para manter o processo logístico eficiente e ordenado. Um erro em sua base de dados pode acarretar na realização de uma visita a um local não correspondente; a pessoa de contato não estava no momento; produto carregado equivocadamente.

As grandes empresas contratam enormes consultorias para limpeza de base de dados. E por quê? Porque em algum minuto decidiram contratar um software adicional que os apoiasse nos processos críticos da companhia. Sejam softwares de contabilidade, gestão de empresa, força de vendas ou de otimização de rotas de entrega, um software que se alimenta da informação de seus clientes necessita de uma base de dados limpa, caso contrário sua implementação será mais difícil.

Então, o que fazer quando não se possui orçamento para investir em uma consultoria de limpeza de base de dados?

Hoje apresentaremos algumas dicas que lhe auxiliarão a ter suas informações limpas e ordenadas para implementar qualquer software.

Dados de contato

Quais detalhes de contato são armazenados atualmente em sua base de dados? Quando se trata de dados de contato, muitas vezes pensamos que quantidade é qualidade, mas não necessariamente. Há certos dados que são chaves que você tenha em sua empresa. Se há uma pessoa que sempre está disponível para receber pedidos; nome e sobrenome; número de telefone; e-mail; cargo dentro da empresa. Armazene os números de telefone sempre contendo o código do país. Muitos softwares necessitam do número completo para poder utilizar (similar como funciona o Whatsapp atualmente).

Se a empresa atende em determinados horários, esses dados também devem ser armazenados. Isso evitará esperas desnecessárias aos seus entregadores/motoristas.

Os dados de contato se atualizam rapidamente. Os números de telefones trocam, as pessoas saem das empresas. Manter atualizada as informações dos dados de contato é vital na hora de saber com quem falar em cada empresa

O primeiro a dar-se conta que algum dado de contato trocou é o seu entregador/motorista, por isso é necessário implementar um processo eficiente para recolher o feedback de seus entregadores sobre a visita e incorporar em sua base de dados. Isto economizará custos e tempo em futuras entregas.

Direções

Lidar com direções e mapas é um problema em todas as empresas. Geralmente confiamos na habilidade de nossos condutores e seus conhecimentos, mas eles não sabem a localização de todas as direções em sua cidade.

É impossível saber o nome de todas as ruas, por isso é importante fornecer aos seus entregadores, informações exatas e confiáveis de onde é local da visita/entrega.

No momento de utilizar softwares de apoio para a logística é necessário lidar com o conceito de georeferência. Que se refere ao processo de transformar o texto em uma direção (Ex.: Rua Martiniano de Carvalho, 851 – São Paulo – SP) em um ponto no mapa, geralmente representado por uma latitude e uma longitude.

Google Maps é um grande exemplo disto. Cada vez que buscamos uma direção em Google Maps, escrevemos um texto e o sistema insere a direção no mapa, entretanto, é perceptível que Google Maps muitas vezes comete algum erro.  Ocorre que o processo de georreferenciamento é complexo e incluso Google custa para realizá-lo. Para que este processo funcione bem, nossas bases de dados devem estar muito limpas. Algumas dicas a seguir são:

  • Armazene a informação básica para encontrar a direção: você deve ter o nome da rua, número da casa, bairro ou setor e o nome da cidade e Unidade Federativa (UF).
  • Divida as suas direções em 2 partes: a direção mesma é a informação adicional. Referimo-nos a informação como os dados extras que indicam ao entregador/motorista o que fazer ao chegar a local indicado. Por exemplo, o número do apartamento, escritório ou andar do edifício. É mais fácil georreferenciar uma direção que diz “Rua Martiniano de Carvalho, 851 – São Paulo – SP” do que uma que diz “Rua Martiniano de Carvalho, 851, 2 andar, sala 3, mesa 7, Bela Vista”. Para os sistemas de georreferenciamento, a informação adicional é irrelevante, por isso é conveniente manter esta informação separada em sua base de dados.
  • Não abrevie as ruas: para nos pode ser muito óbvio que “JK” é o mesmo que “Juscelino Kubitschek”, mas para um sistema computacional não é. Escreva os nomes completos de cada direção.
  • Não use sinônimos: Sua cidade pode ter muitas ruas com nomes populares que todos conhecem, mas não necessariamente o sistema de mapas que irá operar com as informações. Em São Paulo, por exemplo, a “Marginal Pinheiros” como é normalmente conhecida na realidade se chama “Via Professor Simão Faiguenboim”. Em especial, cuidado com as ruas que trocaram de nome recentemente.
  • Evite informação do tipo de rua: isto dependerá de cada cidade, mas dependendo do caso muitas vezes não é necessário inserir uma informação redundante. Não é necessário inserir um prefixo "N°" antes de especificar a numeração da rua, muito menos palavras como “Avenida", "Av.", "Rua" ou "Passagem", já que muitas vezes os sistemas de mapas não manuseia essas informações.
  • Evite referências: para a maioria das direções basta inserir a o nome, número, cidade, UF. Qualquer referência adicional pode ocasionar que as direções caiam em lugares equivocados, como “Esquina da Pacaembu” ou “próximo ao Maracanã”. Todas essas informações são muito valiosas para sua equipe de campo, seja ela, entregadores, motoristas, promotores, equipe técnica, mas não é valiosa para seu sistema de logística, por isso elas devem ser armazenadas em uma coluna adicional denominada “Referências ou Notas”.

Caso você queira revisar a qualidade das direções de sua base de dados, você pode utilizar SimpliRoute, nosso sistema de georeferência e otimização de rotas. SimpliRoute te alertará quando suas direções estiverem sujas e irá sinalizar as mesmas com um sinal de alerta. 

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